Kjørebok for firmabil – slik unngår du vanlige feil

En kjørebok for firmabil er viktig, ikke bare hvis Skatteetaten skulle be om dokumentasjon, men også for at du som bedrift skal kunne se hva bilen ble brukt til på en bestemt dato. Var en tur på 200 kilometer privat, eller ble den kjørt i forbindelse med jobb? Hvor kjørte man, og hva var formålet med turen?

Dette er opplysninger som fort blir vanskelige å huske i etterkant, samtidig som de kan ha betydning for blant annet firmabilbeskatning, drivstoff og godtgjørelse. Derfor er det viktig å registrere kjøringen riktig fra starten og ha god dokumentasjon på bedriftens kjøring når det trengs.

Vanlige feil med kjørebok for firmabil

1. Å blande privatkjøring og yrkeskjøring

Når man snakker om private kilometer og yrkeskjøring i en kjørebok, kan det noen ganger være vanskelig å vite hva som faktisk regnes som hva. Det er likevel viktig å holde dem fra hverandre, ikke minst for arbeidsgiveren som skal håndtere drivstoff og eventuelle skattepliktige fordeler.

Et vanlig eksempel er reisen mellom hjemmet og arbeidsplassen. Kjører du firmabilen hjemmefra om morgenen til din faste arbeidsplass og hjem igjen etter arbeidsdagen, regnes dette normalt som privatkjøring.

Det kan derimot være annerledes hvis du kjører hjemmefra direkte til en kunde og deretter videre til arbeidsplassen. En slik tur kan etter omstendighetene regnes som yrkeskjøring. Derfor er det viktig at kjøreboken viser hvor turen startet, hvor du kjørte og hva formålet med turen var.

2. Å fylle ut kjøreboken i etterkant

Det er lett å tenke at kjøreboken kan fylles ut senere, men allerede etter noen dager kan det være vanskelig å huske nøyaktig hvordan en tur så ut. Hvilken kunde besøkte du? Hvorfor kjørte du akkurat den strekningen? Gjorde du et privat stopp underveis?

Jo lenger du venter, desto større er risikoen for at turer blir glemt eller registrert feil. Kjøreboken bør derfor føres fortløpende, slik at hver tur registreres når den faktisk skjer. En elektronisk kjørebok kan registrere turene automatisk, slik at du slipper å prøve å rekonstruere flere ukers kjøring i etterkant.

3. Å mangle dokumentasjon på yrkeskjøringen

Når bilen brukes i jobben, er det viktig at kjøringen dokumenteres riktig. Si for eksempel at en ansatt har kjørt 30 000 kilometer i yrket i løpet av året. Hvis du ikke kan vise gjennom kjøreboken hvor personen har kjørt og hvor langt, blir det vanskelig å dokumentere at kilometerne faktisk er kjørt i forbindelse med arbeid.

Her kommer også den økonomiske delen inn. I Norge gjelder egne regler for beskatning av firmabil, og dokumentasjon på hvordan bilen brukes kan være viktig for å skille mellom privatkjøring og yrkeskjøring. En korrekt ført kjørebok gir et tydelig grunnlag for å dokumentere den faktiske bruken av bilen.

Kilometergodtgjørelse avhenger også av hvilken bil som brukes. Det gjelder ulike regler for yrkeskjøring med egen bil og firmabil, og derfor er det viktig at kjøreboken tydelig viser hvilke turer som er kjørt i forbindelse med jobb og hvor langt du faktisk har kjørt.

4. Å ikke holde oversikt over privatkjøringen

Hvis du har tilgang til bil gjennom arbeidsgiveren, må du også holde oversikt over hvor mye bilen brukes privat.

I Norge kan privat bruk av arbeidsgivers bil få betydning for beskatningen. Derfor er det viktig å kunne skille mellom privatkjøring og yrkeskjøring og dokumentere hvordan bilen faktisk har blitt brukt gjennom året.

Her blir kjøreboken et viktig grunnlag for å holde de private turene adskilt fra yrkeskjøringen og få oversikt over hvordan bilen har vært brukt.

Slik blir det enklere å føre kjøreboken riktig

For å unngå disse problemene er det viktigste å registrere bedriftens kjøring fortløpende og sørge for at alle som bruker bedriftens biler, vet hvordan kjøringen skal registreres.

Det er også viktig å skille tydelig mellom privatkjøring og yrkeskjøring. Det gjør det enklere når godtgjørelse og skattepliktige fordeler skal håndteres, samtidig som bedriften får bedre oversikt over hvordan bilen brukes.

For den som fører kjøreboken manuelt, betyr det at hver tur må dokumenteres og opplysningene holdes oppdatert. Et alternativ er en elektronisk kjørebok som registrerer turene automatisk og reduserer risikoen for at en tur blir glemt.

Automatisk kjørebok reduserer risikoen for feil

En elektronisk kjørebok gjør først og fremst at du slipper å stole på hukommelsen. Turene registreres automatisk når bilen brukes, slik at du ikke flere dager eller uker senere må prøve å huske hvor bilen ble kjørt.

Med MiniFinder Triplog får bedriften en samlet oversikt over kjøringen og kan skille mellom private turer og yrkeskjøring. Det gjør det enklere både for den som kjører bilen, og for bedriften som senere skal håndtere og rapportere opplysningene.

For bedrifter med flere biler eller sjåfører blir det også enklere å få oversikt over kjøringen uten å måtte samle inn manuelt førte kjørebøker fra hver enkelt sjåfør. Det reduserer risikoen for at turer mangler når dokumentasjonen senere trengs.

Er du usikker på hvilke opplysninger kjøreboken skal inneholde, og hvilke regler som gjelder? Les guiden vår om [regler for firmabil og kjørebok].