Manuell eller elektronisk kjørebok – hva er forskjellen?

For bedrifter som bruker biler i arbeidet, er det viktig å kunne dokumentere hvordan bilene brukes og skille mellom privatkjøring og yrkeskjøring. Mange starter med en manuell kjørebok fordi det i begynnelsen virker enklest å bare skrive ned turene på papir, i Excel eller i en gratis mal. Men hvis turer og kjørelengde ikke registreres med en gang, er det fort gjort å glemme noe og vanskelig å huske alle detaljene i etterkant. Problemene begynner ofte når det blir flere turer, flere personer kjører bilen og det rett og slett blir mer å holde styr på.

Hva er egentlig forskjellen på manuell og elektronisk kjørebok, og når kan det være på tide å bytte?

Hva er en manuell kjørebok?

En manuell kjørebok betyr at du som sjåfør selv registrerer hvilke turer du har kjørt. Dette gjøres ofte med papir og penn, i et Excel-ark eller i en gratis kjørebokmal. Alt registreres manuelt, så du må selv huske å føre inn hver enkelt tur.

Fordelen med en manuell kjørebok er at du enkelt kan holde oversikt selv hvis du har få turer, forutsatt at opplysningene blir riktige og turene registreres med en gang. Det er også et rimelig alternativ som i praksis ikke trenger å koste mer enn en kjørebok eller en mal.

Ulempen er at noen hele tiden må huske å holde kjøreboken oppdatert. Hvis en tur blir glemt, må informasjonen i stedet finnes frem og registreres i etterkant.

Hva er en elektronisk kjørebok?

En elektronisk kjørebok er et system som automatisk registrerer turene dine og lagrer informasjonen digitalt. Du trenger altså ikke selv å legge inn hver enkelt tur eller kjørelengde, siden dette registreres automatisk.

Enkelte opplysninger kan fortsatt måtte legges til, for eksempel formålet med turen eller hvilken kunde eller bedrift du besøkte. Den svenske skattemyndigheten Skatteverket anbefaler at kjøreboken føres nøye. Den bør blant annet inneholde dato, kilometerstand, start- og sluttadresse samt formålet med turen. Kjøreboken kan føres på papir, på datamaskin eller elektronisk.

Forskjellen på manuell og elektronisk kjørebok

Når er det på tide å bytte til elektronisk kjørebok?

En manuell kjørebok kan fungere godt når det er få turer og det er enkelt å huske å registrere opplysningene fortløpende. Det er ofte først når kjøringen øker at de praktiske problemene begynner å merkes.

Kanskje oppdager du på slutten av uken at noen turer mangler og må gå tilbake i kalenderen for å huske hvor du kjørte. Eller kanskje den samme firmabilen brukes av flere personer, noe som gjør det vanskeligere å holde kjøreboken komplett. Når bedriften får flere kjøretøy, øker også mengden informasjon som må registreres og sammenstilles.

Det finnes altså ingen bestemt grense for når en bedrift bør gå fra manuell til elektronisk kjørebok. Men hvis turer begynner å bli glemt, opplysninger ofte må fylles inn i etterkant eller administrasjonen tar stadig mer tid, kan det være et naturlig tidspunkt å begynne å automatisere registreringen.

Hva sier den svenske skattemyndigheten om kjørebok?

Den svenske skattemyndigheten Skatteverket anbefaler at kjøreboken føres nøye og fortløpende. Den kan føres på papir, på datamaskin eller elektronisk og bør blant annet inneholde dato, bilens kilometerstand ved turens start og slutt, antall kjørte kilometer, start- og sluttadresse samt formålet med turen. Ved yrkeskjøring bør det også fremgå hvilke steder, bedrifter eller kontaktpersoner som er besøkt.

En kjørebok er blant annet et viktig grunnlag for å kunne dokumentere hvordan en firmabil har blitt brukt og skille mellom privatkjøring og yrkeskjøring. Derfor er det spesielt viktig at opplysningene er komplette og at turer ikke blir glemt.

Er en elektronisk kjørebok verdt kostnaden?

En tydelig forskjell på manuell og elektronisk kjørebok er kostnaden. En manuell kjørebok kan i praksis være helt gratis, mens en elektronisk kjørebok vanligvis innebærer en kostnad for systemet og noen ganger også for utstyr eller abonnement.

Men det er også en annen kostnad å ta med i regnestykket: tiden. Når flere ansatte bruker bedriftens biler og alle må bruke arbeidstid på å fylle ut en manuell kjørebok, er en gratis mal i praksis ikke helt gratis. Ofte må noen også kontrollere og sammenstille opplysningene.

Med en elektronisk kjørebok registreres turene automatisk, slik at tiden i stedet kan brukes på andre arbeidsoppgaver. Jo flere som kjører og jo flere turer bedriften har, desto større kan forskjellen i den løpende administrasjonen bli.

Manuell eller elektronisk kjørebok – hva bør du velge?

En manuell kjørebok kan passe bedre hvis du har få turer, er den eneste sjåføren, har lite administrasjon og faktisk fyller ut kjøreboken fortløpende slik at ingen turer blir glemt.

En elektronisk kjørebok kan passe bedre hvis bilen brukes ofte eller av flere personer, bedriften har flere kjøretøy, turer begynner å bli glemt eller administrasjonen tar unødvendig mye tid.

Gjør kjøreboken enklere med MiniFinder Triplog

Hvis den manuelle kjøreboken begynner å ta for mye tid, kan neste steg være å automatisere registreringen. MiniFinder Triplog er en elektronisk kjørebok som automatisk registrerer turene og lagrer informasjonen digitalt.

MiniFinder Zepto kobles enkelt til kjøretøyet og registrerer hver tur med start og stopp, adresser, rute og kjørt strekning. Informasjonen samles deretter i MiniFinder Triplog, hvor turene kan gjennomgås, administreres og eksporteres ved behov.

På den måten slipper du å være avhengig av at hver enkelt tur registreres manuelt, og risikoen for glemte turer blir mindre. Samtidig får bedriften et tydeligere grunnlag for kilometerregistreringen og kan bruke mindre arbeidstid på den løpende administrasjonen. Les mer om MiniFinder Triplog og elektronisk kjørebok.