De eigen systemen van MiniFinder gebruiken slimme technologie en realtimefuncties om de veiligheid, bescherming en controle in het dagelijks leven te vergroten.
Onze categorieën
Geselecteerde producten
De eigen systemen van MiniFinder gebruiken slimme technologie en realtimefuncties om de veiligheid, bescherming en controle in het dagelijks leven te vergroten.
Onze categorieën
Geselecteerde producten
Voor bedrijven die auto's zakelijk gebruiken, is het belangrijk om vast te leggen hoe de voertuigen worden gebruikt en onderscheid te kunnen maken tussen privéritten en zakelijke ritten. Veel bedrijven beginnen met een handmatige rittenregistratie, omdat het in eerste instantie het eenvoudigst lijkt om ritten gewoon op papier, in Excel of in een gratis sjabloon bij te houden. Maar als ritten en afstanden niet direct worden geregistreerd, wordt al snel iets vergeten en is het lastig om achteraf alle details te herinneren. De problemen ontstaan vaak wanneer er meer ritten bijkomen, meerdere mensen in dezelfde auto rijden en er simpelweg meer moet worden bijgehouden.
Wat is nu precies het verschil tussen handmatige en elektronische rittenregistratie, en wanneer is er reden om over te stappen?
Bij handmatige rittenregistratie noteer je als bestuurder zelf welke ritten je hebt gemaakt. Dit gebeurt meestal met pen en papier, in een Excel-bestand of met een gratis sjabloon voor rittenregistratie. Alles wordt handmatig ingevoerd, dus je moet er zelf aan denken om iedere rit te registreren.
Het voordeel van handmatige rittenregistratie is dat je alles eenvoudig zelf kunt bijhouden als je maar weinig zakelijke ritten maakt, zolang de gegevens correct zijn en de ritten direct worden ingevoerd. Het is bovendien een goedkope oplossing die vrijwel niets hoeft te kosten behalve een rittenboek of een sjabloon.
Het nadeel is dat iemand er steeds aan moet denken om de rittenregistratie bij te werken. Wordt een rit vergeten, dan moeten de gegevens achteraf worden achterhaald.
Elektronische rittenregistratie is een systeem dat je ritten automatisch registreert en de gegevens digitaal opslaat. Je hoeft dus niet zelf iedere rit of gereden afstand in te voeren, omdat deze informatie automatisch wordt vastgelegd.
Sommige gegevens moeten mogelijk nog wel worden aangevuld, bijvoorbeeld het doel van de rit of welke klant of welk bedrijf je hebt bezocht. De Zweedse belastingdienst Skatteverket adviseert om een rittenregistratie zorgvuldig bij te houden. Daarin horen onder andere de datum, kilometerstand, begin- en eindadres en het doel van de rit te staan. De rittenregistratie kan op papier, op een computer of elektronisch worden bijgehouden.
| Handmatig | Elektronisch | |
| Registratie | Bestuurder registreert zelf | Ritten worden automatisch geregistreerd |
| Tijd | Meer handmatig werk | Minder doorlopende administratie |
| Risico op gemiste ritten | Hoger | Lager |
| Kosten | Kan gratis zijn | Kosten voor systeem/apparatuur |
| Verwerking | Moet handmatig worden verzameld | Gegevens worden digitaal verzameld |
| Geschikt voor | Weinig ritten/eenvoudige behoeften | Regelmatig rijden/meerdere voertuigen |
Handmatige rittenregistratie kan prima werken als er maar weinig ritten zijn en het eenvoudig is om de gegevens steeds direct in te vullen. Vaak worden de praktische problemen pas merkbaar wanneer er meer wordt gereden.
Misschien ontdek je aan het einde van de week dat een paar ritten ontbreken en moet je in je agenda terugzoeken waar je ook alweer naartoe bent gereden. Of dezelfde bedrijfsauto wordt door meerdere personen gebruikt, waardoor het lastiger wordt om de registratie compleet te houden. Krijgt het bedrijf meer voertuigen, dan neemt ook de hoeveelheid informatie toe die moet worden geregistreerd en verzameld.
Er is dus geen vaste grens waarop een bedrijf van handmatige naar elektronische rittenregistratie moet overstappen. Maar als ritten regelmatig worden vergeten, gegevens vaak achteraf moeten worden aangevuld of de administratie steeds meer tijd kost, kan automatische registratie een logische volgende stap zijn.
De Zweedse belastingdienst Skatteverket adviseert om de rittenregistratie zorgvuldig en doorlopend bij te houden. Dit kan op papier, op een computer of elektronisch. De registratie hoort onder andere de datum, de kilometerstand aan het begin en einde van de rit, het aantal gereden kilometers, het begin- en eindadres en het doel van de rit te bevatten. Bij zakelijke ritten horen ook bezochte locaties, bedrijven of contactpersonen te worden vastgelegd.
Een rittenregistratie is onder andere een belangrijk hulpmiddel om aan te tonen hoe een bedrijfsauto is gebruikt en om privéritten van zakelijke ritten te onderscheiden. Daarom is het belangrijk dat de gegevens compleet zijn en dat er geen ritten worden vergeten.
Een duidelijk verschil tussen handmatige en elektronische rittenregistratie zijn de kosten. Handmatige rittenregistratie kan in principe helemaal gratis zijn, terwijl elektronische rittenregistratie meestal kosten met zich meebrengt voor het systeem en soms ook voor apparatuur of een abonnement.
Maar er is nog een andere kostenpost om rekening mee te houden: tijd. Wanneer meerdere medewerkers de bedrijfsauto's gebruiken en iedereen werktijd moet besteden aan het handmatig invoeren van ritten, is een gratis sjabloon in de praktijk niet helemaal gratis. Vaak moet iemand de gegevens bovendien controleren en verzamelen.
Bij elektronische rittenregistratie worden de ritten automatisch vastgelegd, waardoor die tijd aan andere werkzaamheden kan worden besteed. Hoe meer mensen rijden en hoe meer ritten het bedrijf maakt, hoe groter het verschil in de dagelijkse administratie kan worden.
Handmatige rittenregistratie kan beter passen als je weinig ritten maakt, de enige bestuurder bent, weinig administratie hebt en de registratie daadwerkelijk steeds bijwerkt, zodat er geen ritten worden vergeten.
Elektronische rittenregistratie kan beter passen als de auto vaak of door meerdere personen wordt gebruikt, het bedrijf meerdere voertuigen heeft, ritten worden vergeten of de administratie onnodig veel tijd begint te kosten.
Als handmatige rittenregistratie steeds meer tijd begint te kosten, kan automatiseren een logische volgende stap zijn. MiniFinder Triplog is een elektronische rittenregistratie die ritten automatisch vastlegt en de gegevens digitaal verzamelt.
MiniFinder Zepto wordt eenvoudig op het voertuig aangesloten en registreert iedere rit, inclusief start en stop, adressen, route en gereden afstand. De gegevens worden vervolgens verzameld in MiniFinder Triplog, waar ritten kunnen worden bekeken, beheerd en indien nodig geëxporteerd.
Zo ben je niet langer afhankelijk van het handmatig invoeren van iedere rit en wordt de kans kleiner dat ritten worden vergeten. Tegelijkertijd krijgt het bedrijf een duidelijker overzicht van de gereden kilometers en kost de dagelijkse administratie minder werktijd. Lees meer over MiniFinder Triplog en elektronische rittenregistratie.
Bezoek onze contactpagina
