Kørebog til firmabil – sådan undgår du de typiske fejl

En kørebog til firmabilen er vigtig, ikke kun hvis Skattestyrelsen beder om dokumentation, men også for at du som virksomhed kan se, hvad bilen blev brugt til på en bestemt dato. Var en tur på 200 kilometer privat, eller blev den kørt i forbindelse med arbejdet? Hvor kørte medarbejderen hen, og hvad var formålet med turen?

Det er den slags oplysninger, der hurtigt kan være svære at huske bagefter. Samtidig kan de have betydning for blandt andet beskatning, brændstof og godtgørelse. Derfor er det vigtigt at registrere kørslen korrekt fra starten og have et tydeligt grundlag for virksomhedens kørsel, når der er brug for det.

Typiske fejl i kørebogen til firmabilen

1. At blande privatkørsel og erhvervskørsel sammen

Når man registrerer privat- og erhvervskørsel i en kørebog, kan det nogle gange være svært at vide, hvad der egentlig hører til hvor. Det er dog vigtigt at holde de to ting adskilt, ikke mindst for arbejdsgiveren, der skal håndtere brændstof og eventuel beskatning.

Et almindeligt eksempel er turen mellem hjemmet og arbejdspladsen. Kører du i firmabilen hjemmefra om morgenen til din normale arbejdsplads og hjem igen efter arbejdsdagen, betragtes turen som udgangspunkt som privat kørsel.

Det kan derimod være anderledes, hvis du kører hjemmefra direkte til en kunde og derefter videre til arbejdspladsen. En sådan tur kan efter omstændighederne være erhvervsmæssig kørsel. Derfor er det vigtigt, at kørebogen viser, hvor turen begyndte, hvor du kørte hen, og hvad formålet med turen var.

2. At udfylde kørebogen bagefter

Det er nemt at tænke, at kørebogen kan udfyldes senere, men allerede efter et par dage kan det være svært at huske præcis, hvordan en tur forløb. Hvilken kunde besøgte du? Hvorfor kørte du den pågældende strækning? Gjorde du et privat stop undervejs?

Jo længere du venter, desto større er risikoen for, at ture bliver glemt eller registreret forkert. Kørebogen bør derfor føres løbende, så hver tur bliver registreret, når den faktisk finder sted. En elektronisk kørebog kan registrere turene automatisk, så du slipper for at skulle rekonstruere flere ugers kørsel bagefter.

3. At mangle dokumentation for erhvervskørslen

Når bilen bruges erhvervsmæssigt, er det vigtigt, at kørslen dokumenteres korrekt. Lad os for eksempel sige, at en medarbejder har kørt 30.000 kilometer erhvervsmæssigt i løbet af året. Hvis du ikke via kørebogen kan dokumentere, hvor medarbejderen har kørt, og hvor langt, bliver det svært at dokumentere den faktiske erhvervskørsel.

Her kommer økonomien også ind i billedet. Reglerne for beskatning af firmabil i Danmark afhænger af de danske skatteregler, og dokumentation for bilens anvendelse kan derfor være vigtig. En korrekt ført kørebog giver et klart grundlag for at dokumentere, hvordan bilen faktisk er blevet brugt.

Kørselsgodtgørelse afhænger også af, hvilken bil der bruges. Der gælder forskellige regler for kørsel i egen bil og i en firmabil, og derfor er det vigtigt, at kørebogen tydeligt viser, hvilke ture der er kørt erhvervsmæssigt, og hvor langt der er kørt.

4. At miste overblikket over privatkørslen

Hvis du har adgang til en bil gennem din arbejdsgiver, er det også vigtigt at holde styr på, hvor meget bilen bruges privat.

I Danmark afhænger beskatningen af en firmabil blandt andet af, om bilen er til rådighed for privat kørsel. Derfor er det vigtigt at kunne skelne mellem privat- og erhvervskørsel og dokumentere, hvordan bilen rent faktisk er blevet brugt i løbet af året.

Her er kørebogen et vigtigt grundlag for at holde de private ture adskilt fra erhvervskørslen og bevare overblikket over bilens anvendelse.

Sådan bliver det lettere at holde kørebogen korrekt

For at undgå disse problemer er det vigtigste at registrere virksomhedens kørsel løbende og sørge for, at alle, der bruger virksomhedens biler, ved, hvordan kørslen skal registreres.

Det er også vigtigt tydeligt at skelne mellem privat- og erhvervskørsel. Det gør det lettere at håndtere godtgørelse og beskatning og samtidig bevare et klart overblik over, hvordan bilen bruges.

Hvis kørebogen føres manuelt, skal hver tur dokumenteres, og oplysningerne skal løbende holdes ajour. Et alternativ er en elektronisk kørebog, der automatisk registrerer turene og mindsker risikoen for, at en tur bliver glemt.

Automatisk kørebog mindsker risikoen for fejl

En elektronisk kørebog betyder først og fremmest, at du ikke behøver at stole på hukommelsen. Turene registreres automatisk, når bilen bruges, så du ikke flere dage eller uger senere skal forsøge at huske, hvor bilen blev kørt.

Med MiniFinder Triplog får virksomheden et samlet overblik over kørslen og kan skelne mellem private ture og erhvervskørsel. Det gør det lettere både for den, der kører bilen, og for virksomheden, som senere skal håndtere og rapportere oplysningerne.

For virksomheder med flere biler eller chauffører bliver det desuden lettere at få overblik over kørslen uden at skulle indsamle manuelt førte kørebøger fra hver enkelt chauffør. Det mindsker risikoen for, at der mangler ture, når dokumentationen senere skal bruges.

Er du i tvivl om, hvilke oplysninger en kørebog skal indeholde, og hvilke regler der gælder? Læs vores guide om [regler for firmabil og kørebog].