Manuel eller elektronisk kørebog – hvad er forskellen?

For virksomheder, der bruger biler i arbejdet, er det vigtigt at kunne dokumentere, hvordan bilerne bruges, og skelne mellem privatkørsel og erhvervskørsel. Mange starter med en manuel kørebog, fordi det i begyndelsen virker nemmest bare at skrive turene ned på papir, i Excel eller i en gratis skabelon. Men hvis ture og kørte kilometer ikke bliver registreret med det samme, er det nemt at glemme noget og svært at huske alle detaljer bagefter. Problemerne begynder ofte, når der kommer flere ture, flere personer kører bilen, og der ganske enkelt bliver mere at holde styr på.

Hvad er egentlig forskellen på en manuel og elektronisk kørebog, og hvornår giver det mening at skifte?

Hvad er en manuel kørebog?

En manuel kørebog betyder, at du som fører selv registrerer de ture, du har kørt. Det sker typisk med papir og pen, i et Excel-ark eller i en gratis skabelon til kørebog. Alt registreres manuelt, så du skal selv huske at skrive hver enkelt tur ind.

Fordelen ved en manuel kørebog er, at du nemt kan holde styr på det hele, hvis du kun har få erhvervsture, forudsat at oplysningerne er korrekte, og turene registreres med det samme. Det er samtidig en billig løsning, som stort set ikke behøver at koste mere end en kørebog eller en skabelon.

Ulempen er, at nogen hele tiden skal huske at holde kørebogen opdateret. Hvis en tur bliver glemt, skal oplysningerne i stedet findes frem og registreres bagefter.

Hvad er en elektronisk kørebog?

En elektronisk kørebog er et system, der automatisk registrerer dine ture og gemmer oplysningerne digitalt. Du behøver altså ikke selv at indtaste hver enkelt tur eller den kørte strækning, da oplysningerne registreres automatisk.

Nogle oplysninger kan stadig være nødvendige at tilføje, for eksempel formålet med turen eller hvilken kunde eller virksomhed du har besøgt. Den svenske skattemyndighed Skatteverket anbefaler, at en kørebog føres omhyggeligt. Den bør blandt andet indeholde dato, kilometertællerens stand, start- og slutadresse samt formålet med turen. Kørebogen kan føres på papir, på computer eller elektronisk.

Forskellen på en manuel og elektronisk kørebog

Hvornår er det tid til at skifte til en elektronisk kørebog?

En manuel kørebog kan fungere fint, når der kun er få ture, og det er nemt at huske at registrere oplysningerne løbende. Det er ofte først, når kørslen stiger, at de praktiske problemer begynder at vise sig.

Måske opdager du sidst på ugen, at nogle ture mangler, og må tilbage i kalenderen for at huske, hvor du kørte hen. Eller måske bruges den samme firmabil af flere personer, hvilket gør det sværere at holde kørebogen komplet. Når virksomheden får flere køretøjer, vokser mængden af oplysninger, der skal registreres og samles, også.

Der findes altså ikke en bestemt grænse for, hvornår en virksomhed bør gå fra en manuel til en elektronisk kørebog. Men hvis ture begynder at blive glemt, oplysninger ofte skal tilføjes bagefter, eller administrationen tager mere og mere tid, kan det være et naturligt tidspunkt at begynde at automatisere registreringen.

Hvad siger den svenske skattemyndighed om kørebøger?

Den svenske skattemyndighed Skatteverket anbefaler, at kørebogen føres omhyggeligt og løbende. Den kan føres på papir, på computer eller elektronisk og bør blandt andet indeholde dato, bilens kilometertæller ved turens start og slutning, antal kørte kilometer, start- og slutadresse samt formålet med turen. Ved erhvervskørsel bør det også fremgå, hvilke steder, virksomheder eller kontaktpersoner der er blevet besøgt.

En kørebog er blandt andet et vigtigt grundlag for at kunne dokumentere, hvordan en firmabil er blevet brugt, og skelne mellem privatkørsel og erhvervskørsel. Derfor er det særligt vigtigt, at oplysningerne er komplette, og at ture ikke bliver glemt.

Er en elektronisk kørebog pengene værd?

En tydelig forskel på en manuel og elektronisk kørebog er prisen. En manuel kørebog kan i princippet være gratis, mens en elektronisk kørebog normalt indebærer en udgift til systemet og i nogle tilfælde også til udstyr eller abonnement.

Men der er også en anden omkostning at tage med i regnestykket: tiden. Når flere medarbejdere bruger virksomhedens biler, og alle skal bruge arbejdstid på at udfylde en manuel kørebog, er en gratis skabelon i praksis ikke helt gratis. Ofte skal nogen også kontrollere og samle oplysningerne.

Med en elektronisk kørebog registreres turene automatisk, så tiden i stedet kan bruges på andre arbejdsopgaver. Jo flere der kører, og jo flere ture virksomheden har, desto større kan forskellen i den løbende administration blive.

Manuel eller elektronisk kørebog – hvad skal du vælge?

En manuel kørebog kan passe bedre, hvis du kun har få ture, er den eneste fører, har begrænset administration og faktisk udfylder kørebogen løbende, så ingen ture bliver glemt.

En elektronisk kørebog kan passe bedre, hvis bilen bruges ofte eller af flere personer, virksomheden har flere køretøjer, ture begynder at blive glemt, eller administrationen tager unødigt meget tid.

Gør kørebogen nemmere med MiniFinder Triplog

Hvis den manuelle kørebog begynder at tage for meget tid, kan næste skridt være at automatisere registreringen. MiniFinder Triplog er en elektronisk kørebog, der automatisk registrerer turene og gemmer oplysningerne digitalt.

MiniFinder Zepto tilsluttes nemt til køretøjet og registrerer hver tur med start og stop, adresser, rute og kørt strækning. Oplysningerne samles derefter i MiniFinder Triplog, hvor turene kan gennemgås, administreres og eksporteres efter behov.

På den måde er du ikke afhængig af, at hver enkelt tur bliver registreret manuelt, og risikoen for glemte ture bliver mindre. Samtidig får virksomheden et tydeligere grundlag for sin kilometerregistrering og kan bruge mindre arbejdstid på den løbende administration. Læs mere om MiniFinder Triplog og elektronisk kørebog.