Fahrtenbuch für den Firmenwagen – so vermeiden Sie häufige Fehler

Ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen oder Dienstwagen ist wichtig – nicht nur für den Fall, dass das Finanzamt Nachweise verlangt. Auch für Sie als Unternehmen sollte nachvollziehbar sein, wofür das Fahrzeug an einem bestimmten Tag genutzt wurde. War eine Fahrt über 200 Kilometer privat oder dienstlich? Wohin ging die Fahrt und was war der Anlass?

Solche Details lassen sich im Nachhinein schnell nur noch schwer nachvollziehen. Gleichzeitig können sie sich unter anderem auf die Versteuerung des geldwerten Vorteils, die Kraftstoffkosten und Erstattungen auswirken. Deshalb ist es wichtig, Fahrten von Anfang an korrekt zu erfassen und bei Bedarf einen klaren Nachweis über die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs zu haben.

Häufige Fehler beim Fahrtenbuch für den Firmenwagen

1. Privatfahrten und Dienstfahrten verwechseln

Bei einem Fahrtenbuch ist nicht immer sofort klar, was als Privatfahrt und was als Dienstfahrt gilt. Die Unterscheidung ist jedoch wichtig, insbesondere für den Arbeitgeber, der Kraftstoffkosten und mögliche geldwerte Vorteile korrekt abrechnen muss.

Ein typisches Beispiel ist die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Fahren Sie morgens mit dem Firmenwagen von zu Hause zu Ihrer regulären Arbeitsstätte und nach Feierabend wieder zurück, gilt diese Fahrt grundsätzlich nicht als Dienstfahrt.

Anders kann es aussehen, wenn Sie von zu Hause direkt zu einem Kunden und anschließend zu Ihrer Arbeitsstätte fahren. Eine solche Fahrt kann dienstlich berücksichtigt werden. Deshalb sollte aus dem Fahrtenbuch hervorgehen, wo die Fahrt begonnen hat, wohin Sie gefahren sind und welchen Zweck die Fahrt hatte.

2. Das Fahrtenbuch erst im Nachhinein ausfüllen

Es ist schnell gedacht, dass sich das Fahrtenbuch auch später noch ausfüllen lässt. Doch schon nach wenigen Tagen kann es schwierig werden, sich an eine Fahrt genau zu erinnern. Welchen Kunden haben Sie besucht? Warum sind Sie diese Strecke gefahren? Haben Sie unterwegs einen privaten Zwischenstopp gemacht?

Je länger Sie warten, desto größer ist das Risiko, dass Fahrten vergessen oder falsch erfasst werden. Deshalb sollte das Fahrtenbuch laufend geführt und jede Fahrt zeitnah dokumentiert werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann Fahrten automatisch erfassen, sodass Sie nicht Wochen später versuchen müssen, Ihre Fahrten nachzuvollziehen.

3. Fehlende Nachweise für dienstliche Fahrten

Wird ein Fahrzeug dienstlich genutzt, ist eine korrekte Dokumentation der Fahrten wichtig. Angenommen, ein Mitarbeiter ist im Laufe des Jahres 30.000 Kilometer dienstlich gefahren. Wenn aus dem Fahrtenbuch nicht hervorgeht, wohin die Fahrten gingen und welche Strecken zurückgelegt wurden, lässt sich nur schwer nachweisen, dass diese Kilometer tatsächlich dienstlich gefahren wurden.

Hier spielt auch der finanzielle Aspekt eine Rolle. Fährt ein Mitarbeiter mit einem Firmenwagen innerhalb eines Kalenderjahres mindestens 30.000 Kilometer dienstlich, kann sich dies auf die steuerliche Behandlung des Fahrzeugs auswirken. Um die tatsächlich dienstlich gefahrenen Kilometer nachweisen zu können, ist ein korrekt geführtes Fahrtenbuch eine wichtige Grundlage.

Auch bei der Fahrtkostenerstattung kommt es darauf an, welches Fahrzeug genutzt wird. Für Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw und mit einem Firmenwagen gelten unterschiedliche Regelungen. Umso wichtiger ist es, dass aus dem Fahrtenbuch eindeutig hervorgeht, welche Fahrten dienstlich waren und wie viele Kilometer tatsächlich zurückgelegt wurden.

4. Private Fahrten nicht im Blick behalten

Wenn Ihnen ein Fahrzeug des Arbeitgebers zur Verfügung steht, müssen Sie auch im Blick behalten, in welchem Umfang es privat genutzt wird.

Welche steuerlichen Folgen die private Nutzung hat, hängt in Deutschland von der konkreten Nutzung und der gewählten Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils ab. Ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch hilft dabei, private und dienstliche Fahrten eindeutig voneinander zu trennen und die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs über das Jahr hinweg nachvollziehbar zu dokumentieren.

So lässt sich das Fahrtenbuch einfacher korrekt führen

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten betriebliche Fahrten laufend erfasst werden. Gleichzeitig sollte jeder, der ein Firmenfahrzeug nutzt, wissen, wie die Fahrten dokumentiert werden müssen.

Wichtig ist außerdem eine klare Trennung zwischen privaten und dienstlichen Fahrten. Das erleichtert die spätere Abrechnung und steuerliche Zuordnung und sorgt dafür, dass die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs nachvollziehbar bleibt.

Wer sein Fahrtenbuch manuell führt, muss jede Fahrt dokumentieren und die Aufzeichnungen laufend aktuell halten. Eine Alternative ist ein elektronisches Fahrtenbuch, das Fahrten automatisch erfasst und so das Risiko reduziert, dass einzelne Fahrten vergessen werden.

Ein elektronisches Fahrtenbuch reduziert das Risiko von Fehlern

Der große Vorteil eines elektronischen Fahrtenbuchs ist, dass Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen müssen. Fahrten werden automatisch erfasst, wenn das Fahrzeug genutzt wird. So müssen Sie nicht Tage oder Wochen später versuchen nachzuvollziehen, wo Sie gefahren sind.

Mit MiniFinder Triplog erhält das Unternehmen eine übersichtliche Dokumentation der Fahrten und kann Privat- und Dienstfahrten voneinander trennen. Das erleichtert die Handhabung sowohl für den Fahrer als auch für das Unternehmen, das die Angaben später bearbeiten und abrechnen muss.

Gerade bei Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen oder Fahrern wird es außerdem einfacher, den Überblick über die Fahrten zu behalten, ohne von jedem Fahrer manuell geführte Fahrtenbücher einsammeln zu müssen. So sinkt das Risiko, dass Fahrten fehlen, wenn die Unterlagen später benötigt werden.

Sie sind unsicher, welche Angaben ein Fahrtenbuch enthalten sollte und welche Anforderungen in Deutschland gelten? Lesen Sie unseren Ratgeber zu den [Regeln für Firmenwagen und Fahrtenbuch].