Manuelles oder elektronisches Fahrtenbuch – was ist der Unterschied?

Für Unternehmen, die Fahrzeuge betrieblich nutzen, ist es wichtig, die Nutzung der Fahrzeuge zu dokumentieren und private von geschäftlichen Fahrten unterscheiden zu können. Viele beginnen mit einem manuellen Fahrtenbuch, weil es zunächst am einfachsten erscheint, die Fahrten auf Papier, in Excel oder in einer kostenlosen Vorlage einzutragen. Werden Strecken und Fahrten jedoch nicht direkt erfasst, können schnell Fahrten vergessen werden. Im Nachhinein ist es dann oft schwierig, sich an alle Details zu erinnern. Die Probleme beginnen meist dann, wenn mehr Fahrten anfallen, mehrere Personen das Fahrzeug nutzen und immer mehr Informationen festgehalten werden müssen.

Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem manuellen und einem elektronischen Fahrtenbuch und wann kann sich ein Wechsel lohnen?

Was ist ein manuelles Fahrtenbuch?

Bei einem manuellen Fahrtenbuch tragen Sie als Fahrer Ihre Fahrten selbst ein. Das geschieht meist klassisch mit Papier und Stift, in einer Excel-Tabelle oder mithilfe einer kostenlosen Fahrtenbuchvorlage. Die Erfassung erfolgt vollständig manuell, sodass jede einzelne Fahrt selbst eingetragen werden muss.

Ein manuelles Fahrtenbuch kann gut funktionieren, wenn nur wenige betriebliche Fahrten anfallen und die Angaben direkt nach jeder Fahrt eingetragen werden. Zudem ist diese Variante günstig und verursacht häufig kaum mehr Kosten als ein Fahrtenbuch oder eine entsprechende Vorlage.

Der Nachteil: Jemand muss immer daran denken, das Fahrtenbuch aktuell zu halten. Wird eine Fahrt vergessen, müssen die Informationen später rekonstruiert werden.

Was ist ein elektronisches Fahrtenbuch?

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist ein System, das Fahrten automatisch erfasst und die Informationen digital speichert. Sie müssen also nicht jede Fahrt und die gefahrene Strecke selbst eintragen, da diese Daten automatisch aufgezeichnet werden.

Einzelne Angaben können dennoch ergänzt werden müssen, beispielsweise der Zweck einer Fahrt oder welcher Kunde beziehungsweise welches Unternehmen besucht wurde. Die schwedische Steuerbehörde Skatteverket empfiehlt, ein Fahrtenbuch sorgfältig zu führen. Zu den Angaben, die enthalten sein sollten, gehören unter anderem Datum, Kilometerstand, Start- und Zieladresse sowie der Zweck der Fahrt. Das Fahrtenbuch kann auf Papier, am Computer oder elektronisch geführt werden.

Manuelles und elektronisches Fahrtenbuch im Vergleich

Wann ist es Zeit, auf ein elektronisches Fahrtenbuch umzusteigen?

Ein manuelles Fahrtenbuch kann gut funktionieren, wenn nur wenige Fahrten anfallen und es einfach ist, die Angaben laufend einzutragen. Häufig werden die praktischen Nachteile erst bemerkbar, wenn die Anzahl der Fahrten zunimmt.

Vielleicht stellen Sie am Ende der Woche fest, dass einige Fahrten fehlen, und müssen im Kalender nachsehen, um sich an Ihre Termine und Strecken zu erinnern. Oder mehrere Mitarbeiter nutzen dasselbe Firmenfahrzeug, wodurch es schwieriger wird, das Fahrtenbuch vollständig zu halten. Kommen weitere Fahrzeuge hinzu, wächst auch die Menge an Informationen, die erfasst und zusammengestellt werden müssen.

Es gibt also keine bestimmte Grenze, ab der ein Unternehmen von einem manuellen auf ein elektronisches Fahrtenbuch wechseln muss. Werden jedoch häufiger Fahrten vergessen, müssen Angaben regelmäßig nachträglich ergänzt werden oder nimmt die Verwaltung immer mehr Zeit in Anspruch, kann die automatische Erfassung eine praktische Alternative sein.

Was sagt die schwedische Steuerbehörde zum Fahrtenbuch?

Die schwedische Steuerbehörde Skatteverket empfiehlt, ein Fahrtenbuch sorgfältig und fortlaufend zu führen. Es kann auf Papier, am Computer oder elektronisch geführt werden und sollte unter anderem das Datum, den Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn und am Ende der Fahrt, die gefahrene Strecke, Start- und Zieladresse sowie den Zweck der Fahrt enthalten. Bei Dienstfahrten sollten auch besuchte Orte, Unternehmen oder Ansprechpartner dokumentiert werden.

Ein Fahrtenbuch ist unter anderem eine wichtige Grundlage, um nachweisen zu können, wie ein Firmenfahrzeug genutzt wurde, und private von geschäftlichen Fahrten zu unterscheiden. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Angaben vollständig sind und keine Fahrten vergessen werden.

Lohnt sich ein elektronisches Fahrtenbuch?

Ein deutlicher Unterschied zwischen einem manuellen und einem elektronischen Fahrtenbuch sind die Kosten. Ein manuelles Fahrtenbuch kann praktisch kostenlos sein, während für ein elektronisches Fahrtenbuch in der Regel Kosten für das System und teilweise auch für Hardware oder ein Abonnement anfallen.

Es gibt jedoch noch einen weiteren Kostenfaktor: die Arbeitszeit. Wenn mehrere Mitarbeiter Firmenfahrzeuge nutzen und jeder Zeit für das manuelle Eintragen seiner Fahrten aufwenden muss, ist auch eine kostenlose Vorlage in der Praxis nicht völlig kostenlos. Zusätzlich muss häufig jemand die Angaben kontrollieren und zusammenstellen.

Bei einem elektronischen Fahrtenbuch werden die Fahrten automatisch erfasst. Die dafür eingesparte Zeit kann für andere Aufgaben genutzt werden. Je mehr Mitarbeiter fahren und je mehr Fahrten im Unternehmen anfallen, desto größer kann daher der Unterschied beim laufenden Verwaltungsaufwand werden.

Manuelles oder elektronisches Fahrtenbuch – was sollten Sie wählen?

Ein manuelles Fahrtenbuch kann besser passen, wenn Sie nur wenige Fahrten unternehmen, das Fahrzeug allein nutzen, wenig Verwaltungsaufwand haben und das Fahrtenbuch konsequent führen, sodass keine Fahrten vergessen werden.

Ein elektronisches Fahrtenbuch kann besser passen, wenn das Fahrzeug häufig oder von mehreren Personen genutzt wird, das Unternehmen mehrere Fahrzeuge hat, Fahrten häufiger vergessen werden oder die Verwaltung zunehmend unnötig viel Zeit beansprucht.

Fahrtenbuch mit MiniFinder Triplog einfacher führen

Wenn das manuelle Fahrtenbuch zunehmend Zeit kostet, kann die automatische Erfassung der nächste Schritt sein. MiniFinder Triplog ist ein elektronisches Fahrtenbuch, das Fahrten automatisch erfasst und die Informationen digital speichert.

MiniFinder Zepto lässt sich einfach mit dem Fahrzeug verbinden und zeichnet jede Fahrt mit Start und Ende, Adressen, Route und zurückgelegter Strecke auf. Die Informationen werden anschließend in MiniFinder Triplog gesammelt. Dort können die Fahrten bei Bedarf geprüft, verwaltet und exportiert werden.

So müssen Sie sich nicht mehr darauf verlassen, dass jede einzelne Fahrt manuell eingetragen wird, und das Risiko vergessener Fahrten sinkt. Gleichzeitig erhalten Sie eine übersichtlichere Grundlage für die Kilometerdokumentation des Unternehmens und benötigen weniger Arbeitszeit für die laufende Verwaltung. Mehr über MiniFinder Triplog und das elektronische Fahrtenbuch erfahren.