Ajopäiväkirja työsuhdeautolle – näin vältät yleiset virheet

Työsuhdeauton ajopäiväkirja on tärkeä paitsi Verohallinnon mahdollisesti pyytämiä selvityksiä varten, myös siksi, että yrityksessä tiedetään, mihin autoa on tiettynä päivänä käytetty. Oliko 200 kilometrin matka yksityisajoa vai työajoa? Minne ajettiin ja mikä oli matkan tarkoitus?

Tällaisia asioita on nopeasti vaikea muistaa jälkikäteen. Samalla niillä voi olla vaikutusta esimerkiksi autoedun arvoon, polttoainekuluihin ja korvauksiin. Siksi ajot kannattaa kirjata oikein alusta lähtien ja työajoista on hyvä olla selkeä dokumentaatio silloin, kun sitä tarvitaan.

Yleiset virheet työsuhdeauton ajopäiväkirjassa

1. Yksityisajojen ja työajojen sekoittaminen

Ajopäiväkirjaa täytettäessä ei aina ole itsestään selvää, mikä lasketaan yksityisajoksi ja mikä työajoksi. Ne on kuitenkin tärkeää pitää erillään, etenkin työnantajan kannalta, kun käsitellään polttoainekuluja ja mahdollisia luontoisetuja.

Tavallinen esimerkki on kodin ja työpaikan välinen matka. Jos ajat aamulla työsuhdeautolla kotoa varsinaiselle työpaikallesi ja työpäivän jälkeen takaisin kotiin, kyse on normaalisti yksityisajosta.

Tilanne voi kuitenkin olla toinen, jos ajat kotoa suoraan asiakkaan luo ja sieltä edelleen työpaikalle. Tällainen matka voidaan tietyissä tilanteissa katsoa työajoksi. Siksi ajopäiväkirjasta on tärkeää käydä ilmi, mistä matka alkoi, minne ajettiin ja mikä oli matkan tarkoitus.

2. Ajopäiväkirjan täyttäminen jälkikäteen

Ajopäiväkirjan täyttämisen siirtäminen myöhemmäksi tuntuu helposti harmittomalta, mutta jo muutaman päivän jälkeen voi olla vaikea muistaa tarkasti, miten yksittäinen matka meni. Minkä asiakkaan luona kävit? Miksi ajoit kyseisen reitin? Teitkö matkalla yksityisen pysähdyksen?

Mitä pidempään odotat, sitä suurempi riski on, että matkoja unohtuu tai niitä kirjataan väärin. Ajopäiväkirjaa kannattaa siksi pitää ajan tasalla ja kirjata jokainen matka sen yhteydessä. Sähköinen ajopäiväkirja voi rekisteröidä matkat automaattisesti, jolloin useiden viikkojen ajoja ei tarvitse yrittää selvittää jälkikäteen.

3. Työajoista ei ole riittävää dokumentaatiota

Kun autoa käytetään työajoihin, ajot on tärkeää dokumentoida oikein. Oletetaan esimerkiksi, että työntekijä on ajanut vuoden aikana 30 000 kilometriä työajoa. Jos ajopäiväkirjasta ei käy ilmi, minne hän on ajanut ja kuinka pitkiä matkat ovat olleet, työajojen määrää on vaikea osoittaa jälkikäteen.

Tässä myös taloudellinen puoli tulee mukaan. Työsuhdeauton verotukseen ja autoedun arvoon vaikuttavat Suomessa omat kansalliset sääntönsä, ja työ- ja yksityisajojen määrä voi olla olennainen osa tarvittavaa selvitystä. Ajopäiväkirja toimii tällöin tärkeänä dokumenttina auton todellisesta käytöstä.

Kilometrikorvauksiin vaikuttaa puolestaan se, millä autolla työmatka on tehty. Oman auton ja työsuhdeauton käytöstä maksettaviin korvauksiin sovelletaan eri sääntöjä, joten ajopäiväkirjasta on tärkeää nähdä selkeästi, mitkä matkat olivat työajoa ja kuinka paljon ajoa kertyi.

4. Yksityisajojen seuranta unohtuu

Jos käytössäsi on työnantajan auto, on tärkeää pitää kirjaa myös siitä, kuinka paljon autolla ajetaan yksityisajoja.

Työsuhdeauton yksityiskäyttöä ja autoedun verotusta koskevat Suomessa omat sääntönsä. Siksi ajopäiväkirjan avulla kannattaa pitää työajot ja yksityisajot selkeästi erillään ja dokumentoida, miten autoa on vuoden aikana todellisuudessa käytetty.

Näin ajopäiväkirja pysyy helpommin ajan tasalla

Näiden ongelmien välttämiseksi yrityksen ajot kannattaa kirjata jatkuvasti. Samalla on hyvä varmistaa, että kaikki yrityksen autoja käyttävät tietävät, miten ajot pitää ilmoittaa.

Yksityisajot ja työajot on myös tärkeää erottaa selkeästi toisistaan. Tämä helpottaa korvausten ja luontoisetujen käsittelyä sekä auttaa pitämään auton todellisen käytön ajan tasalla.

Manuaalista ajopäiväkirjaa käytettäessä jokainen matka on kirjattava erikseen ja tiedot pidettävä ajan tasalla. Vaihtoehtona on sähköinen ajopäiväkirja, joka rekisteröi matkat automaattisesti ja vähentää riskiä siitä, että jokin ajo jää kirjaamatta.

Automaattinen ajopäiväkirja vähentää virheiden riskiä

Sähköisen ajopäiväkirjan etuna on ennen kaikkea se, ettei ajettujen matkojen muistaminen jää kuljettajan vastuulle. Matkat rekisteröityvät automaattisesti autoa käytettäessä, joten päiviä tai viikkoja myöhemmin ei tarvitse yrittää muistaa, missä autolla ajettiin.

MiniFinder Triplogin avulla yritys saa ajot koottua yhteen ja voi erottaa yksityisajot työajoista. Tämä helpottaa sekä auton käyttäjän että tietoja myöhemmin käsittelevän ja raportoivan yrityksen työtä.

Jos yrityksellä on useita autoja tai kuljettajia, ajoista saa myös helpommin kokonaiskuvan ilman, että jokaiselta kuljettajalta tarvitsee kerätä erikseen käsin täytettyjä ajopäiväkirjoja. Näin pienenee riski siitä, että tarvittavista tiedoista puuttuu matkoja.

Etkö ole varma, mitä tietoja ajopäiväkirjassa pitäisi olla ja mitä Verohallinto suosittelee? Lue oppaamme [työsuhdeautoa ja ajopäiväkirjaa koskevista säännöistä].