Manuaalinen vai sähköinen ajopäiväkirja?

Kun yrityksen autoja käytetään työajoihin, ajot on pystyttävä dokumentoimaan ja yksityisajot erottamaan työajoista. Moni aloittaa manuaalisella ajopäiväkirjalla, koska aluksi tuntuu helpoimmalta kirjata ajot paperille, Exceliin tai ilmaiseen ajopäiväkirjapohjaan. Jos matkoja ja ajettuja kilometrejä ei kuitenkaan merkitä heti, ajoja unohtuu helposti ja yksityiskohtia voi olla vaikea muistaa jälkikäteen. Ongelmat alkavat usein siinä vaiheessa, kun ajoja tulee enemmän, autoa käyttää useampi henkilö ja muistettavaa kertyy.

Mikä siis on manuaalisen ja sähköisen ajopäiväkirjan ero, ja milloin sähköiseen ratkaisuun kannattaa siirtyä?

Mikä on manuaalinen ajopäiväkirja?

Manuaalisessa ajopäiväkirjassa kuljettaja kirjaa tekemänsä ajot itse. Tiedot voidaan merkitä perinteisesti paperille, Excel-taulukkoon tai ilmaiseen ajopäiväkirjapohjaan. Kaikki kirjataan käsin, joten jokainen ajo täytyy muistaa merkitä erikseen.

Manuaalinen ajopäiväkirja voi toimia hyvin, jos työajoja on vähän ja tiedot kirjataan heti ajon jälkeen. Se on myös edullinen vaihtoehto, joka ei välttämättä maksa juuri mitään ajopäiväkirjavihkoa tai valmista pohjaa enempää.

Huono puoli on se, että jonkun täytyy aina muistaa pitää ajopäiväkirja ajan tasalla. Jos ajo jää kirjaamatta, tiedot täytyy selvittää jälkikäteen.

Mikä on sähköinen ajopäiväkirja?

Sähköinen ajopäiväkirja on järjestelmä, joka rekisteröi ajot automaattisesti ja tallentaa tiedot digitaalisesti. Kuljettajan ei siis tarvitse itse kirjata jokaista ajoa tai ajettua matkaa, vaan tiedot tallentuvat automaattisesti.

Joitakin tietoja voi silti olla tarpeen täydentää, kuten matkan tarkoitus tai se, minkä asiakkaan tai yrityksen luona käytiin. Ruotsin verovirasto Skatteverket suosittelee pitämään ajopäiväkirjaa huolellisesti. Siihen tulisi merkitä muun muassa päivämäärä, matkamittarin lukema, lähtö- ja päättymisosoite sekä matkan tarkoitus. Ajopäiväkirjaa voidaan pitää paperilla, tietokoneella tai sähköisesti.

Manuaalisen ja sähköisen ajopäiväkirjan ero

Milloin kannattaa siirtyä sähköiseen ajopäiväkirjaan?

Manuaalinen ajopäiväkirja voi toimia hyvin silloin, kun ajoja on vähän ja tiedot on helppo muistaa kirjata säännöllisesti. Käytännön ongelmat alkavat usein näkyä vasta ajomäärien kasvaessa.

Saatat esimerkiksi huomata viikon lopussa, että muutama ajo puuttuu, ja joutua tarkistamaan kalenterista, missä kävit ja minne ajoit. Tai samaa yrityksen autoa käyttää useampi henkilö, jolloin ajopäiväkirjan pitäminen ajan tasalla vaikeutuu. Kun yritykselle tulee lisää ajoneuvoja, myös kirjattavan ja koottavan tiedon määrä kasvaa.

Ei ole olemassa tiettyä rajaa, jonka jälkeen yrityksen pitäisi siirtyä manuaalisesta sähköiseen ajopäiväkirjaan. Jos ajoja alkaa kuitenkin unohtua, tietoja joudutaan usein täydentämään jälkikäteen tai hallinnointiin kuluu yhä enemmän aikaa, voi automaattiseen kirjaukseen siirtyminen olla luonteva seuraava askel.

Mitä Ruotsin verovirasto sanoo ajopäiväkirjasta?

Ruotsin verovirasto Skatteverket suosittelee, että ajopäiväkirjaa pidetään huolellisesti ja säännöllisesti. Ajopäiväkirja voi olla paperinen, tietokoneella pidettävä tai sähköinen. Siihen tulisi merkitä muun muassa päivämäärä, auton matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa, ajettu matka, lähtö- ja päättymisosoite sekä matkan tarkoitus. Työajoista tulisi kirjata myös käyntikohteet, yritykset tai yhteyshenkilöt.

Ajopäiväkirja on tärkeä tapa osoittaa, miten yrityksen autoa on käytetty, sekä erottaa yksityisajot työajoista. Siksi tietojen on hyvä olla kattavat eikä ajoja saisi jäädä kirjaamatta.

Onko sähköinen ajopäiväkirja hintansa arvoinen?

Yksi selkeä ero manuaalisen ja sähköisen ajopäiväkirjan välillä on kustannus. Manuaalinen ajopäiväkirja voi olla käytännössä ilmainen, kun taas sähköisestä ajopäiväkirjasta aiheutuu yleensä kustannuksia järjestelmästä ja joskus myös laitteesta tai tilauksesta.

Kannattaa kuitenkin huomioida myös toinen kustannus: työaika. Kun useampi työntekijä käyttää yrityksen autoja ja jokainen käyttää työaikaa manuaalisen ajopäiväkirjan täyttämiseen, ilmainen pohja ei käytännössä ole täysin ilmainen. Jonkun täytyy usein myös tarkistaa ja koota tiedot.

Sähköisessä ajopäiväkirjassa ajot tallentuvat automaattisesti, jolloin aikaa jää muihin työtehtäviin. Mitä enemmän kuljettajia ja ajoja yrityksellä on, sitä suurempi ero jatkuvaan hallinnointiin käytetyssä ajassa voi olla.

Manuaalinen vai sähköinen ajopäiväkirja – kumpi kannattaa valita?

Manuaalinen ajopäiväkirja voi sopia paremmin, jos työajoja on vähän, autoa käyttää vain yksi kuljettaja, hallinnointia on vähän ja ajopäiväkirja muistetaan täyttää säännöllisesti niin, ettei ajoja jää puuttumaan.

Sähköinen ajopäiväkirja voi sopia paremmin, jos autoa käytetään usein tai sitä käyttää useampi henkilö, yrityksellä on useita ajoneuvoja, ajoja alkaa unohtua tai hallinnointiin kuluu tarpeettoman paljon aikaa.

Helpota ajopäiväkirjan pitämistä MiniFinder Triplogilla

Jos manuaalisen ajopäiväkirjan ylläpito alkaa viedä liikaa aikaa, seuraava askel voi olla kirjaamisen automatisointi. MiniFinder Triplog on sähköinen ajopäiväkirja, joka rekisteröi ajot automaattisesti ja tallentaa tiedot digitaalisesti.

MiniFinder Zepto liitetään helposti ajoneuvoon, minkä jälkeen se rekisteröi jokaisen ajon alun ja lopun, osoitteet, reitin ja ajetun matkan. Tiedot kerätään MiniFinder Triplogiin, jossa ajoja voidaan tarkastella, hallita ja tarvittaessa viedä järjestelmästä.

Näin jokaisen ajon kirjaaminen ei jää kuljettajan muistin varaan ja riski unohtuneista ajoista pienenee. Samalla yrityksen ajokilometreistä saadaan selkeämpi kokonaiskuva ja jatkuvaan hallinnointiin kuluu vähemmän työaikaa. Lue lisää MiniFinder Triplogista ja sähköisestä ajopäiväkirjasta.