Körjournal för tjänstebil – så undviker du vanliga misstag

En körjournal för tjänstebil eller förmånsbil är viktig, inte bara om Skatteverket skulle fråga, utan också för att du som företagare ska kunna se vad bilen användes till ett visst datum. Var en resa på 20 mil privat eller gjordes den i tjänsten? Vart körde man och vad var syftet med resan?

Det är sådant som snabbt blir svårt att komma ihåg i efterhand, samtidigt som det kan påverka bland annat förmånsvärde, drivmedel och ersättning. Därför är det viktigt att rapportera rätt från början och ha ett tydligt underlag för företagets körningar när det behövs.

Vanliga misstag med körjournal för tjänstebil

1. Att blanda ihop privatkörning och tjänstekörning

När man pratar om privata mil och tjänstemil i en körjournal kan det ibland vara svårt att veta vad som faktiskt räknas som vad. Det är däremot viktigt att hålla isär dem, inte minst för arbetsgivaren som ska hantera drivmedel och eventuella förmåner.

Ett vanligt exempel är resan mellan hemmet och arbetsplatsen. Tar du tjänstebilen hemifrån på morgonen, kör till din vanliga arbetsplats och sedan hem igen efter arbetsdagen räknas det normalt som privatkörning.

Det kan däremot se annorlunda ut om du kör hemifrån direkt till en kund och sedan vidare till arbetsplatsen. En sådan resa kan räknas som tjänstekörning. Därför är det viktigt att körjournalen visar var resan började, var du körde och vad syftet med resan var.

2. Att fylla i körjournalen i efterhand

Det är lätt att tänka att körjournalen kan fyllas i senare, men redan efter några dagar kan det vara svårt att komma ihåg exakt hur en resa såg ut. Vilken kund besökte du? Varför körde du den sträckan? Gjorde du ett privat stopp på vägen?

Ju längre du väntar, desto större blir risken att resor glöms bort eller registreras fel. En körjournal bör därför föras löpande så att varje resa registreras när den faktiskt sker. En elektronisk körjournal kan registrera resorna automatiskt, så att du slipper försöka återskapa flera veckors körning i efterhand.Då slipper du försöka återskapa flera veckors körning i efterhand.

3. Att sakna underlag för tjänstekörningen

Eftersom bilen används i tjänsten är det viktigt att körningen dokumenteras korrekt. Säg till exempel att en anställd har kört 3 000 mil i tjänsten under året. Om du då inte kan visa genom en körjournal vart personen har kört och hur långt, blir det svårt att styrka att de här milen faktiskt har körts i tjänsten.

Här börjar även den ekonomiska delen spela in. Kör en anställd minst 3 000 mil i tjänsten med en förmånsbil under ett kalenderår kan förmånsvärdet sättas ned till 75 procent av det fulla värdet. Då behöver du också kunna visa att bilen faktiskt har körts så långt i tjänsten, och där blir körjournalen ett viktigt underlag.

Hur milersättningen ser ut beror också på vilken bil som används. För tjänsteresor med egen bil och förmånsbil gäller olika schablonbelopp, vilket gör det viktigt att körjournalen tydligt visar vilka resor som gjorts i tjänsten och hur långt du faktiskt har kört.

4. Att inte hålla koll på privatkörningen

Om du har tillgång till arbetsgivarens bil men inte ska beskattas för bilförmån behöver du också hålla koll på hur mycket bilen används privat.

För att privat användning ska räknas som endast ringa omfattning får bilen användas privat vid högst 10 tillfällen per kalenderår och sammanlagt högst 100 mil. Båda gränserna måste hållas.

Det innebär att du kan köra 80 mil privat men ändå överskrida gränsen om bilen har använts privat vid 11 tillfällen. På samma sätt räcker det inte att bara använda bilen vid åtta tillfällen om den privata körningen totalt blir 110 mil.

Här blir körjournalen ett viktigt underlag för att kunna skilja tjänsteresorna från de privata och faktiskt se hur bilen har använts under året.

Så blir körjournalen enklare att hålla korrekt

För att undvika de här problemen är det viktigaste att registrera företagets körningar löpande och se till att alla som använder företagets bilar vet hur körningen ska rapporteras.

Det är också viktigt att tydligt skilja mellan privatkörning och tjänstekörning. Det underlättar när ersättningar och förmåner ska hanteras, samtidigt som det blir enklare att hålla koll på exempelvis gränsen på 10 privata tillfällen och 100 mil.

För den som skriver körjournalen manuellt innebär det att varje resa behöver dokumenteras och sedan hållas uppdaterad. Ett alternativ är att använda en elektronisk körjournal som automatiskt registrerar resorna och minskar risken för att en körning glöms bort.

Automatisk körjournal minskar risken för missar

En elektronisk körjournal gör framför allt att du slipper förlita dig på minnet. Resorna registreras automatiskt när bilen används, vilket gör att du inte behöver försöka komma ihåg flera dagar eller veckor senare var bilen kördes.

Med MiniFinder Triplog får företaget ett samlat underlag över körningarna och kan skilja mellan privata resor och tjänsteresor. Det gör det enklare för både den som kör bilen och företaget som senare ska hantera och rapportera uppgifterna.

För företag med flera bilar eller förare blir det dessutom lättare att få en överblick över körningen utan att behöva samla in manuella körjournaler från varje förare. På så sätt minskar risken för att resor saknas när underlaget väl behövs.

Är du osäker på vilka uppgifter som ska finnas med i körjournalen och vad Skatteverket rekommenderar? Läs vår guide om [regler för tjänstebil och körjournal].