Manuell eller elektronisk körjournal – vad är skillnaden?

För företag som använder bilar i verksamheten är det viktigt att kunna redogöra för hur fordonen har använts och skilja på privata resor och tjänsteresor. I början kör man ofta med en manuell körjournal eftersom det känns enklast att bara skriva ner resorna på papper, i Excel eller i en gratis mall. Men om man inte skriver in sträckor och resor direkt blir det väldigt lätt att missa körningar och svårt att komma ihåg allt i efterhand. Där brukar problemen börja komma, när resorna blir fler, fler personer kör bilen och man helt enkelt börjar missa saker.

Vad är egentligen skillnaden mellan manuell och elektronisk körjournal, och när finns det anledning att byta sätt?

Vad är en manuell körjournal?

En manuell körjournal innebär att du som förare själv skriver in vilka resor du har gjort. Detta sker oftast rätt upp och ner med papper och penna, i ett Excel-ark eller i en gratis körjournalsmall. Allt sker alltså manuellt och du måste själv vara noga med att skriva in varje resa.

Fördelen med en manuell körjournal är att du enkelt kan hålla koll på allt själv om din körning är begränsad, förutsatt att uppgifterna blir rätt och att resorna skrivs in direkt. Det är också ett billigt alternativ som i princip inte behöver kosta mer än en körjournalsbok eller mall. Nackdelen är att någon hela tiden behöver komma ihåg att fylla i journalen. Missas en resa behöver informationen istället återskapas i efterhand.

Vad är en elektronisk körjournal?

En elektronisk körjournal är ett system som automatiskt registrerar och samlar dina resor digitalt. Du behöver alltså inte själv lägga in information om varje resa och körsträcka, utan det registreras automatiskt.

Det som fortfarande kan behöva kompletteras är till exempel vad resan hade för syfte eller vilken kund eller vilket företag du besökte. Skatteverket rekommenderar en noggrant förd körjournal och anger bland annat datum, mätarställning, start- och slutadress samt syftet med resan som uppgifter som bör finnas med. Körjournalen kan föras på papper, i dator eller elektroniskt.

Skillnaden mellan manuell och elektronisk körjournal

När är det dags att byta till elektronisk körjournal?

En manuell körjournal kan fungera bra när resorna är få och det är enkelt att komma ihåg att fylla i uppgifterna löpande. Det är ofta först när körningen ökar som de praktiska problemen börjar märkas.

Kanske upptäcker du i slutet av veckan att några resor saknas och behöver gå tillbaka i kalendern för att komma ihåg vart du körde. Eller så används samma företagsbil av flera personer, vilket gör det svårare att hålla journalen komplett. När företaget får fler fordon växer också mängden information som behöver registreras och sammanställas.

Det finns alltså ingen särskild gräns för när ett företag behöver gå från manuell till elektronisk körjournal. Men om resor börjar missas, uppgifter ofta behöver fyllas i i efterhand eller administrationen tar allt mer tid är det ett ganska naturligt läge att börja automatisera registreringen.

Vad säger Skatteverket om körjournal?

Skatteverket rekommenderar att körjournalen förs noggrant och löpande. Den kan vara på papper, i dator eller elektronisk och bör bland annat innehålla datum, bilens mätarställning vid resans början och slut, hur många kilometer som körts, start- och slutadress och syftet med resan. Vid tjänsteresor bör även vilka platser, företag eller kontaktpersoner som besökts finnas med.

En körjournal är bland annat ett viktigt underlag för att kunna visa hur en företagsbil har använts och skilja mellan privata resor och tjänsteresor. Det blir därför extra viktigt att uppgifterna är kompletta och att resor inte glöms bort.

Är en elektronisk körjournal värd kostnaden?

En stor skillnad mellan manuell och elektronisk körjournal är kostnaden. En manuell körjournal kan i princip vara helt gratis, medan en elektronisk vanligtvis innebär en kostnad för systemet och ibland även utrustning eller abonnemang.

Men det finns också en annan kostnad att räkna på: tiden. När flera personer använder företagets bilar och alla behöver lägga arbetstid på att fylla i en manuell körjournal blir en gratis mall inte helt gratis i praktiken. Någon behöver dessutom ofta kontrollera och sammanställa uppgifterna.

Med en elektronisk körjournal registreras resorna automatiskt och tiden kan istället läggas på annat. Ju fler som kör och ju fler resor företaget gör, desto större blir därför skillnaden i den löpande administrationen.

Manuell eller elektronisk körjournal – vad ska du välja?

Manuell passar bättre om du gör få resor, är ensam förare, har lite administration och faktiskt fyller i journalen löpande så att inga resor missas.

Elektronisk passar bättre om bilen används ofta, körs av flera personer, företaget har flera fordon eller om resor börjar glömmas bort och administrationen tar onödigt mycket tid.

Förenkla körjournalen med MiniFinder Triplog

Om du känner igen dig i att den manuella körjournalen börjar ta för mycket tid kan nästa steg vara att automatisera registreringen. MiniFinder Triplog är en elektronisk körjournal som registrerar resorna automatiskt och samlar informationen digitalt.

MiniFinder Zepto ansluts enkelt till fordonet och registrerar varje resa med start och stopp, adresser, rutt och körd sträcka. Informationen samlas sedan i MiniFinder Triplog där resorna kan granskas, hanteras och exporteras vid behov.

Det gör att du slipper förlita dig på att varje resa skrivs ner manuellt och minskar risken för att körningar glöms bort. Du får samtidigt ett tydligare underlag för företagets milrapportering och kan lägga mindre arbetstid på själva administrationen. Läs mer om MiniFinder Triplog och elektronisk körjournal.