Handlingsplan för ensamarbete – så tar du fram en

Ensamarbete förekommer inom en rad olika yrken och verksamheter, från hemtjänst och fastighetsskötsel till butik, lager och fältarbete. Gemensamt är att den som arbetar ensam kan befinna sig i en mer utsatt situation om en olycka, ett sjukdomsfall eller en hotfull händelse inträffar.

Som arbetsgivare finns därför ett tydligt ansvar för att undersöka riskerna med ensamarbete och skapa förutsättningar för att arbetet ska kunna utföras på ett säkert sätt. En handlingsplan för ensamarbete gör det lättare att omsätta riskbedömningen i konkreta rutiner och åtgärder. Den fungerar samtidigt som dokumentation över hur verksamheten arbetar förebyggande med arbetsmiljön.

Vad säger reglerna om ensamarbete?

Reglerna om ensamarbete finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2, kapitel 6, som har ersatt den tidigare föreskriften AFS 1982:3. Föreskrifterna omfattar arbete där en person befinner sig i fysisk eller social isolering och saknar möjlighet till direktkontakt med andra människor.

Vid arbetsuppgifter där det dessutom finns risk för våld eller hot behöver arbetsgivaren ta särskild hänsyn till detta. AFS 1993:2 anger att arbete som innebär en påtaglig risk för våld eller hot inte får utföras som ensamarbete.

Det är arbetsgivaren som ansvarar för att riskerna identifieras innan arbetet utförs och att nödvändiga åtgärder vidtas. Det räcker alltså inte att agera först när en incident redan har inträffat.

Kartlägg och riskbedöm ensamarbetet

Det första steget i en handlingsplan är att identifiera vilka arbetsuppgifter som faktiskt innebär ensamarbete. Därefter behöver riskerna bedömas tillsammans med exempelvis skyddsombud och de medarbetare som utför arbetsuppgifterna.

Riskbedömningen behöver utgå från den aktuella arbetsmiljön. Det kan bland annat finnas risk för fallolyckor eller akuta sjukdomstillstånd där ingen annan person finns i närheten för att hjälpa till. Vid kundkontakt, hembesök eller arbete i utsatta miljöer kan även risken för hot och våld behöva vägas in. Långvarigt ensamarbete kan dessutom innebära en psykisk påfrestning som bör omfattas av bedömningen.

Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och fungera som underlag för de åtgärder som verksamheten väljer att genomföra.

Ta fram konkreta åtgärder och rutiner

När riskerna är identifierade behöver nästa steg vara att bestämma hur de ska förebyggas eller begränsas. Ofta handlar det om en kombination av organisatoriska rutiner och tekniska lösningar.

Det kan exempelvis innebära att den som arbetar ensam ska checka in vid bestämda tidpunkter eller att arbetet organiseras så att längre perioder av isolerat arbete avbryts med jämna mellanrum. Medarbetarna behöver också ha rätt kunskap och utbildning för att kunna hantera de situationer som kan uppstå när ingen kollega finns i direkt närhet.

Om arbetet innebär en påtaglig risk för kroppsskada behöver arbetsgivaren dessutom säkerställa att hjälp snabbt kan tillkallas. Till exempel genom en bärbar enhet som automatiskt skickar en signal om något händer vid ensamarbete, exempelvis om personen faller eller plötsligt slutar röra sig. På så sätt kan tiden mellan en incident och att hjälp uppmärksammas minska.

Dokumentera ansvar och följ upp handlingsplanen

En tydlig handlingsplan bör beskriva vilka arbetsuppgifter som omfattas, vilka risker som har identifierats och vilka åtgärder som ska genomföras. Det behöver också framgå vem som ansvarar för respektive åtgärd och vilka rutiner som gäller om den anställde behöver larma eller få hjälp.

Handlingsplanen bör samtidigt ses som ett levande dokument. Arbetsförhållanden, personal och arbetsuppgifter kan förändras, vilket innebär att även riskbilden kan förändras över tid.

Planen behöver därför följas upp regelbundet och ses över när verksamheten förändras. Detsamma gäller efter olyckor eller tillbud. Genom att utvärdera vad som hänt och om befintliga rutiner fungerade går det att justera handlingsplanen och skapa säkrare förutsättningar för framtida ensamarbete.